1. Auftrag zur Unterschlagungsprüfung
Auftraggeber für Unterschlagungsprüfungen sind die Unternehmensleitung, im Zusammenhang mit einer Geschäftsführerungsprüfung aber auch der Aufsichtsrat oder die Gesellschafter.
Der schriftlich erteilte Prüfungsauftrag erstreckt sich auf den Sachverhalt, die Personen oder Unternehmensbereiche die Gegenstand der Prüfung sein sollen.In den meisten Fällen ist eine genaue Eingrenzung auf bestimmte Prüfungsgebiete am Anfang nicht zweckmäßig. Hierzu werden bei der Prüfungsplanung die einzelnen Prüffelder festgelegt,diesen werden dann die notwendigen personellen und zeitlichen Ressourcen zugeordnet. Es ist aber zu beachten, dass während der Prüfung ein hohes Maß an Flexibilität an die Planung gefordert ist.
Ein Prüfungsteam benötigt für die erfolgreiche Durchführung des Auftrages einen angemessenen Handlungsspielraum. Dieser wird durch die Bereitstellung von umfangreichen Kompetenzen( Einsichtsrechte, Auskunftsrechte, ect)durch den Auftraggeber erreicht. Der Auftrag wird, in der Regel, nach Außen neutral als Routineprüfung gefasst, um einen objektiven und unvoreingenommenen Prüfungsablauf zu gewährleisten.
2. Ziel der Unterschlagungsprüfung
Ziel der Unterschlagungsprüfung ist es den Nachweis einer vermuteten Veruntreuung zu erbringen oder zu klären ob eine unrichtige oder rechtswidrige Handlung vorliegt.
- Wesentliche Aufgabenschwerpunkte sind:
- Ermittlung der Täter unter eindeutiger Klärung der Schuldfrage.
- Ermittlung der Schadenshöhe unter Einsatz vorhandener Nachweise oder fundierter Schätzungen.
- Ermittlung aller relevanten Tatbestände und Sicherstellung der Beweise für die Durchsetzung strafrechtlicher Maßnahmen und/oder zivilrechtlicher Schadenersatzansprüche.
- Nachweis für die Rechtfertigung einer Kündigung des Dienstvertrages.
- Analyse bestehender Schwachstellen und Vorschläge zur Verbesserung des internen Kontrollsystems.
3. Anforderungen an den Unterschlagungsprüfer
Für Unterschlagungsprüfungen werden je nach Auftrag interne Prüfer (Revisisoren) als auch externe Prüfer eingesetzt. Voraussetzung für den Einsatz ist dass diese Prüfer ausreichende Berufs- und Lebenserfahrung besitzen um den Auftrag abwickeln zu können. Damit verbunden sind insbesondere ausreichende Branchen- und ggf. Betriebskenntnisse. Daneben hat der Prüfer persönliche Voraussetzungen zu erfüllen. Dieses sind die Gewissenhaftigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Verschwiegenheit, Unabhängigkeit, Objektivität, schnelle Auffassungsgabe und analytische Denk- und Urteilsfähigkeit.
4. Berichterstattung und Arbeitspapiere
Nach Abschluss einer Unterschlagungsprüfung werden die Prüfungshandlungen, Prüfungsfeststellungen und das Prüfungsurteil in einem Bericht zusammengefasst und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
In der Regel wir der Auftraggeber während der Prüfung, und somit vor Berichtserstellung von den Prüfungsfeststellungen mündlich unterrichtet, um geeignete Maßnahmen ergreifen zu können.
Daneben sind die Arbeitspapiere sorgfältig zu führen und die relevanten Nachweise und Arbeitspapiere dem Auftraggeber zur weiteren Bearbeitung auszuhändigen.